Công thái học văn phòng (Ergonomics) dùng để chỉ cách thiết kế và bố trí nơi làm việc phù hợp với nhu cầu của những người làm việc tại đó. Công thái học dựa trên việc điều chỉnh các thiết bị tại nơi làm việc và máy trạm theo cách làm cho chúng thoải mái và dễ tiếp cận hơn, lý tưởng là cho phép nhân viên cải thiện sự tập trung và giảm bớt căng thẳng về tinh thần và thể chất trong công việc của họ.
Hãy tham khảo những thông tin mà G Office cung cấp sau đây để tìm hiểu thêm về công thái học văn phòng, cách thiết lập các máy trạm công thái học và tại sao điều đó lại quan trọng đối với nhân viên và doanh nghiệp của bạn nói chung. Những lời khuyên này cũng có thể áp dụng cho những người làm việc từ xa đang thực hiện công việc của họ tại nhà.
Công thái học văn phòng là gì?
Công thái học văn phòng là khoa học về thiết kế và sắp xếp các máy trạm và môi trường văn phòng sao cho phù hợp với nhân viên của bạn và công việc họ đang làm. Công thái học được coi là một bộ môn khoa học và các nhà công thái học chuyên nghiệp nghiên cứu cách môi trường của con người tác động đến sự thoải mái và sức khỏe ngắn hạn và dài hạn của họ.
Các yếu tố gây căng thẳng công thái học là trọng tâm của bất kỳ thiết kế công thái học nào: lực vật lý cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ, tư thế và sự lặp lại. Công thái học văn phòng tốt nhằm mục đích giảm lực cần thiết, điều chỉnh các tư thế khó xử và hạn chế sự căng thẳng lặp đi lặp lại bằng cách sử dụng các chính sách và thiết kế đã được thử nghiệm, dựa trên nghiên cứu.
Các nhà công thái học đưa ra các đề xuất về thiết kế nơi làm việc tối ưu bằng cách xem xét dữ liệu từ nhiều chuyên ngành khoa học:
- Tâm lý: Cách mọi người nhìn nhận các hoạt động tại nơi làm việc, giao tiếp với đồng nghiệp, học các kỹ năng mới, hình thành thói quen và thích ứng với các nhiệm vụ thay đổi ảnh hưởng đến hiệu quả của các thiết bị văn phòng khác nhau.
- Vật lý môi trường: Mức độ ánh sáng, nhiệt độ, tiếng ồn và các đầu vào cảm quan khác từ môi trường là khía cạnh quan trọng của công thái học. Xác định các điều kiện môi trường lý tưởng cho công ty của bạn cũng quan trọng như việc có thiết bị phù hợp.
- Cơ sinh học: Sinh học, y học và vật lý ứng dụng giúp các nhà công thái học hiểu cách thiết kế cho người khuyết tật và xóa bỏ những hạn chế về thể chất trong văn phòng.
- Giải phẫu: Các nhà công thái học cũng nghiên cứu kích thước, hình dạng cơ thể và vị trí giải phẫu thích hợp để giúp ngăn ngừa căng thẳng và chấn thương liên quan đến công việc.
Tại sao công thái học lại quan trọng ở nơi làm việc?
Công thái học rất quan trọng vì nó bảo vệ sức khỏe thể chất, sức khỏe tinh thần và hạnh phúc cá nhân của nhân viên. Thiết bị công thái học được thiết kế tốt có thể ngăn ngừa hoạt động quá sức, chấn thương lặp đi lặp lại và các vấn đề đau mãn tính. Những vấn đề về thể chất này đối với nhân viên có thể gây tốn kém cho người sử dụng lao động, đặc biệt nếu họ khiếu nại về điều kiện làm việc kém.
Một không gian làm việc khoa học cũng có khả năng thúc đẩy sự tham gia của nhân viên, năng suất và tinh thần. Nếu một nhân viên không thể thoải mái tại bàn làm việc của họ hoặc bị đau khớp do bàn phím hoặc màn hình ở vị trí kém, họ sẽ không thể phát huy hết tiềm năng của mình và dành cho công việc của họ sự chú ý cần thiết. Ngay cả khi một nhân viên không có nguy cơ bị thương, sự khó chịu có thể khiến họ suy sụp theo thời gian. Thiết kế văn phòng thoải mái phù hợp với nhu cầu của họ giúp biến nơi làm việc trở thành một môi trường tích cực mà nhân viên hào hứng đến thăm mỗi ngày.
Cuối cùng, một văn phòng làm việc khoa học có thể làm cho văn hóa nơi làm việc của bạn trở nên hòa nhập hơn cho mọi người ở mọi khả năng và cho phép người sử dụng lao động cung cấp cho nhân viên khuyết tật chỗ ở hợp lý để làm công việc của họ. Các nhà tuyển dụng có tư duy công thái học có thể giải quyết vấn đề để tìm ra cách giúp những người bị hạn chế về thị lực, thính giác, sức mạnh, kích thước và sự khéo léo để thành công.
Các lợi ích khác của không gian làm việc khoa học bao gồm:
- Giảm thời gian nghỉ ốm bằng cách giảm thiểu chấn thương và mệt mỏi
- Ít yêu cầu bồi thường hơn cho người lao động
- Nhân viên cảm thấy được trân trọng và đánh giá cao khi máy trạm của họ thoải mái
- Dẫn đến sự hài lòng trong công việc tốt hơn
- Các yếu tố của một không gian làm việc khoa học
Các văn phòng hiện đại sử dụng nhiều loại thiết bị giống nhau để hoàn thành các công việc hành chính và nơi làm việc thiết yếu. Mỗi nơi làm việc đều có những thách thức riêng khi nói đến công thái học, nhưng nếu bạn quan tâm đến việc cải thiện công thái học tại công ty của mình, hãy bắt đầu với các yếu tố sau:
Các yếu tố của một không gian làm việc khoa học
Các văn phòng hiện đại sử dụng nhiều loại thiết bị giống nhau để hoàn thành các công việc hành chính và nơi làm việc thiết yếu. Mỗi nơi làm việc đều có những thách thức riêng khi nói đến công thái học, nhưng nếu bạn quan tâm đến việc cải thiện công thái học tại công ty của mình, hãy bắt đầu với các yếu tố sau:
Ghế
Nếu nhân viên của bạn dành nhiều thời gian ngồi xuống, ghế của họ có thể có tác động lớn đến công thái học tổng thể của không gian làm việc của họ. Các yếu tố như đệm, chiều cao và hỗ trợ thắt lưng ảnh hưởng đến tư thế của nhân viên, làm cho ghế văn phòng tác động trực tiếp đến cột sống, hông, vai và cổ.
Khi tìm kiếm những chiếc ghế văn phòng để giúp bạn thiết lập bàn làm việc tiện lợi, hãy cân nhắc những điều sau:
- Chân đế: Hãy tìm những chiếc ghế có ít nhất năm bánh xe để đảm bảo rằng ghế ổn định và không bị lật.
- Chiều cao ghế: Chiều cao của ghế có thể điều chỉnh để phù hợp với những nhân viên có chiều cao khác nhau. Nhân viên có thể ngồi sao cho đùi của họ song song với mặt đất. Ngoài ra, chảo ghế (tức là diện tích bề mặt phẳng của ghế) lý tưởng nhất nên có tính năng cho phép nghiêng về phía sau và về phía trước và phải có cạnh tròn phía trước để giảm áp lực lên mặt sau của đùi.
- Tựa lưng: Nên điều chỉnh tựa lưng để phần thắt lưng có thể hỗ trợ phần lưng dưới. Nó cũng có thể hơi ngả ra sau để giảm bớt căng thẳng cho lưng dưới.
- Tay vịn: Tay vịn không phải là yêu cầu bắt buộc đối với ghế làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn chọn tay vịn, hãy đảm bảo chúng có thể điều chỉnh được và có các cạnh tròn. Tay vịn xoay vào trong cũng có thể giúp nâng đỡ toàn bộ chiều dài cẳng tay của nhân viên.
Khuyến khích nhân viên điều chỉnh độ cao của ghế sao cho chân họ đặt phẳng trên sàn. Giá để chân có thể là một lựa chọn tốt nếu nhân viên không thể đặt chân bằng phẳng trên sàn. Nhân viên cũng nên điều chỉnh tay vịn sao cho cánh tay của họ dựa nhẹ nhàng vào tay vịn với vai được thả lỏng.
Thay thế ghế bằng quả bóng tập thể dục là một lựa chọn phổ biến của nhiều văn phòng hiện đại, nhưng nó có thể gây hại nhiều hơn lợi. Trên thực tế, một nghiên cứu cho thấy bóng tập thể dục thực sự có thể làm tăng mức độ khó chịu. Đối với một không gian làm việc tiện lợi, tốt nhất bạn nên sử dụng những chiếc ghế văn phòng truyền thống đáp ứng tất cả các yêu cầu trên.
Thiết lập màn hình
Vị trí màn hình, thiết kế bàn phím và vị trí đặt chuột là chìa khóa để tạo sự thoải mái cho nhân viên làm việc trên máy tính. Màn hình và phụ kiện (ví dụ: điện thoại, kim bấm) cần có khoảng cách gần thoải mái để nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận các công cụ mà họ sử dụng nhiều nhất khi ngồi. Ngoài ra, nhân viên có thể tránh mỏi mắt khi ở quá gần màn hình hoặc nhìn từ một góc không thoải mái.
Để giúp tạo một máy trạm công thái học, hãy hướng dẫn nhân viên hơi nghiêng màn hình về phía sau để phần dưới của màn hình gần với họ hơn phần trên và điều chỉnh độ cao của màn hình sao cho phần trên của màn hình bằng hoặc thấp hơn tầm mắt. Màn hình cũng phải cách nhân viên khoảng một sải tay (khoảng 20 inch). Màn hình chống chói làm giảm ánh sáng phản xạ vào mắt và kính chống ánh sáng xanh cũng có thể giúp bạn đỡ mỏi mắt.
Đối với máy tính xách tay, giá đỡ hoặc khay đựng máy tính xách tay có thể giúp nhân viên đạt được chiều cao màn hình phù hợp.
Thiết lập bàn làm việc khoa học
Chiều cao và thiết kế của bàn cũng có tác động đến cách định vị của nhân viên trong thời gian dài. Bàn làm việc chật chội với chỗ để chân hạn chế hoặc chỗ để chân không tốt có thể khiến nhân viên ngồi ở những vị trí khó xử và trở nên vô tổ chức và căng thẳng. Thiết kế bàn làm việc được thiết kế tốt, tiện dụng cho phép nhân viên di chuyển tự nhiên và ngồi ở tư thế thẳng hàng giúp giảm căng thẳng cho cơ thể của họ.
Đảm bảo có đủ chỗ cho đầu gối, đùi và bàn chân của nhân viên. Cân nhắc đầu tư vào bàn làm việc có thể điều chỉnh hoặc đứng để nhân viên có thể chọn chiều cao bàn phù hợp với họ. Nếu bàn làm việc không có cạnh tròn, hãy thử cho nhân viên gối đầu bằng mút mềm hoặc gel để giảm áp lực lên cổ tay.
Bàn phím và chuột
Không gian làm việc công thái học bao gồm chuột ở cùng bề mặt với bàn phím và dễ dàng tiếp cận khi ngồi xuống. Khuyến khích nhân viên ngồi tại máy trạm của họ với các phím “gh” trên bàn phím được căn chỉnh với rốn của họ. Bàn phím và chuột thích hợp có thể giúp ngăn ngừa các chấn thương như viêm gân và hội chứng ống cổ tay.
Môi trường xung quanh
Đánh giá các điểm tham quan, ánh sáng, âm thanh và mùi mà nhân viên của bạn gặp phải ở nơi làm việc. Môi trường làm việc linh hoạt hơn các yếu tố công thái học khác, vì vậy hãy nói chuyện với nhân viên của bạn về những gì họ cần để làm việc hiệu quả. Một số nhân viên có thể nổi trội với nhạc nhẹ phát trên nền và máy làm mát không khí dễ chịu, trong khi những người khác có thể cần sự yên lặng và khu vực không có mùi hương do nhạy cảm với hương thơm. Tai nghe chống ồn, máy khuếch tán tinh dầu và cây trồng trong nhà đều là những cách tốt để cải thiện không khí văn phòng của bạn và giúp nhân viên thư giãn.
Cách cải thiện công thái học văn phòng
Làm theo các bước sau để bắt đầu cải thiện công thái học trong văn phòng của bạn:
1. Xác định các vấn đề
Trước khi bạn bắt đầu thực hiện các thay đổi đối với công thái học văn phòng, hãy dành thời gian quan sát nhân viên của bạn và lưu ý những khu vực nơi làm việc gây ra sự khó chịu nhất. Phỏng vấn nhân viên của bạn và yêu cầu phản hồi, sau đó tự mình dành thời gian đến các không gian làm việc khác nhau để có cái nhìn bên trong về các rào cản năng suất. Thực hiện đánh giá rủi ro và nghiên cứu các chấn thương tại nơi làm việc trước đây để xem yếu tố rủi ro nào là quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn.
2. Khuyến khích vận động
Các vị trí tĩnh mà cơ thể không di chuyển dẫn đến mệt mỏi. Mọi người cần có thể thay đổi vị trí đôi khi để giữ thoải mái và tập trung. Khuyến khích nghỉ ngơi vận động thường xuyên cho phép nhân viên của bạn giảm bớt sự mệt mỏi kéo dài. Một số cách bạn có thể thúc đẩy phong trào là:
- Tạo các máy trạm rộng rãi.
- Cung cấp ghế và bàn có thể điều chỉnh.
- Tập trung hóa thiết bị dùng chung.
- Khuyến khích nhân viên thực hiện các bài tập trên bàn (ví dụ: duỗi, nâng chân, nhúng ghế).
3. Đầu tư vào thiết bị công thái học
Mua bàn phím công thái học, giá đỡ cổ tay, chỗ để chân, gối thắt lưng và các công cụ khác giúp nhân viên dễ dàng hoàn thành công việc mà họ làm nhất. Xem xét hệ thống cách âm để giảm bớt phiền nhiễu và đèn chiếu sáng tự nhiên để làm sống động không gian trong nhà.
Câu hỏi thường gặp về mái thái văn phòng
Công thái học ảnh hưởng đến người lao động như thế nào?
Công thái học tại nơi làm việc ảnh hưởng đến sự thoải mái về thể chất của người lao động, sau đó có thể tác động đến thái độ, động lực và sự tập trung của họ.
Thế nào là một nơi làm việc đúng về mặt thái học?
Một nơi làm việc đúng về mặt công thái học đặt sức khỏe và sự thoải mái của nhân viên là ưu tiên hàng đầu nhưng nó có thể khác nhau giữa các nơi làm việc. Ví dụ, trong văn phòng truyền thống, trọng tâm sẽ là ghế và bàn thoải mái trong khi tại nhà kho, trọng tâm sẽ là lối đi đủ ánh sáng và không bị trượt hoặc giảm thiểu tiếng ồn do máy móc.
Một số ví dụ về công thái học thích hợp là gì?
Ví dụ về công thái học văn phòng thích hợp bao gồm:
- Màn hình có góc cách xa nhân viên ít nhất 20 inch
- Ghế có hỗ trợ thắt lưng
- Tường cách nhiệt để giảm tiếng ồn
