Rào cản giao tiếp có thể có tác động đáng kể đến cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của mọi người. Điều này đặc biệt rõ ràng trong tình trạng hiện nay, khi mọi người trên toàn cầu đang phải đối mặt với những hạn chế về khoảng cách xã hội.
Khi chúng ta bị giới hạn trong việc giao tiếp bằng cách sử dụng các công cụ và công nghệ kỹ thuật số, các rào cản giao tiếp còn có tác động lớn hơn. Tuy nhiên, các phương tiện giao tiếp kỹ thuật số đang ở đây, và chúng ở đây để tồn tại.
Các nhà tuyển dụng trên toàn thế giới buộc phải điều chỉnh theo cách làm việc mới và họ cần phải phù hợp hơn với nhân viên của mình. Do đó, hiện nay khi chúng ta phụ thuộc vào công nghệ để giao tiếp với đồng nghiệp và đồng nghiệp của mình, chúng ta cần tìm cách tận dụng nó và thậm chí sử dụng nó để loại bỏ các rào cản giao tiếp hiện có.
Xác định rào cản giao tiếp
Rào cản giao tiếp có thể bao gồm bất cứ điều gì ngăn cản hoặc vô hiệu hóa người giao tiếp cung cấp thông điệp phù hợp đến đúng người vào đúng thời điểm hoặc người nhận nhận được thông điệp phù hợp vào đúng thời điểm.
Có 3 loại rào cản giao tiếp chính có thể khiến việc giao tiếp hiệu quả trở nên khó khăn.
- Các rào cản về giao tiếp thể chất như xa cách xã hội, làm việc từ xa, tính chất công việc không có bàn làm việc, cửa văn phòng đóng và những rào cản khác.
- Rào cản giao tiếp cảm xúc do những cảm xúc như không tin tưởng và sợ hãi.
- Rào cản giao tiếp ngôn ngữ đề cập đến cách một người nói cả bằng lời nói và không lời.
Tuy nhiên, những rào cản giao tiếp này chỉ là một cái nhìn tổng quan ở cấp độ cao về nguyên nhân của việc giao tiếp kém hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về một số rào cản giao tiếp phổ biến nhất mà nhà tuyển dụng gặp phải ngày nay.
13 rào cản giao tiếp hàng đầu mà các tổ chức phải đối mặt ngày nay
1. Kỹ năng và phong cách giao tiếp
Mọi người có các kỹ năng và phong cách giao tiếp khác nhau. Thông thường, những khác biệt về kỹ năng giao tiếp này có thể tạo ra rào cản giao tiếp giữa người giao tiếp và người nhận thông điệp.
Ví dụ: trong khi một số người có thể rất chi tiết và cụ thể khi giao tiếp, những người khác có thể có xu hướng khái quát hóa. Mặc dù kỹ năng giao tiếp là cực kỳ quan trọng, chỉ có 18% nhân viên được đánh giá về kỹ năng giao tiếp của họ trong các đánh giá về hiệu suất.
2. Khoảng cách xã hội và rào cản vật lý
Như đã đề cập trước đó, nhiều công ty hiện phụ thuộc vào các phương tiện giao tiếp kỹ thuật số do sự xa rời xã hội và cách thức làm việc từ xa. Những rào cản vật lý này thậm chí còn rõ ràng hơn trong các tổ chức có nhân viên cổ xanh không có không gian làm việc được chỉ định.
Những rào cản như vậy có thể dẫn đến thiệt hại lâu dài cho một tổ chức không biết cách tận dụng công nghệ để loại bỏ những thách thức về giao tiếp.
3. Sự rời rạc
Giao tiếp hiệu quả là về sự gắn kết giữa các bên tham gia giao tiếp. Khi không có sự tham gia của cả hai bên, điều này làm hỏng mục đích của giao tiếp hiệu quả.
Thật không may, các tổ chức trên toàn thế giới đang đấu tranh với vấn đề nơi làm việc không có người làm việc. Họ đang đấu tranh để thu hút sự chú ý của nhân viên và thúc đẩy văn hóa giao tiếp cởi mở, gắn kết và minh bạch.
4. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức phức tạp và cứng nhắc có thể là thủ phạm chính dẫn đến giao tiếp kém hiệu quả, khiến nó trở thành một trong những rào cản giao tiếp phổ biến nhất. Các tổ chức như vậy có thể có hệ thống chia sẻ thông tin và liên lạc không hiệu quả, thường dẫn đến sự thất vọng, thiếu gắn kết và năng suất giữa các nhân viên.
Nếu một công ty có tính phân cấp cao, thông tin có thể dễ dàng bị che khuất, bị mất hoặc bị bóp méo khi nó đi qua từng lớp của hệ thống phân cấp.
5. Quá tải thông tin
Quá ít thông tin là không tốt, nhưng quá nhiều thông tin có thể gây ra thiệt hại nhiều hơn. Tuy nhiên, tình trạng quá tải thông tin luôn là một trong những rào cản truyền thông lớn nhất. Hơn nữa, tình trạng quá tải thông tin đã được chứng minh là có tác động rất tiêu cực đến sức khỏe, năng suất và thành công trong công việc của nhân viên.
6. Thiếu tin tưởng
Khi không có sự tin tưởng, không có giao tiếp hiệu quả. Nói cách khác, khi nhân viên không tin tưởng người sử dụng lao động, nhà lãnh đạo hoặc người quản lý của họ, giao tiếp sẽ bị ảnh hưởng.
Đây là lý do tại sao một trong những mục tiêu chính của các tổ chức trên toàn thế giới là xây dựng lòng tin tại nơi làm việc. Tuy nhiên, nhiều nhà tuyển dụng vẫn còn một chặng đường dài phía trước để trở nên đáng tin cậy hơn.
7. Rõ ràng, nhất quán và tần suất
Các chuyên gia truyền thông cần hiểu tầm quan trọng của việc giao tiếp rõ ràng, nhất quán và thường xuyên. Khi các thông điệp trên các kênh khác nhau không nhất quán, lòng tin sẽ bị tổn hại. Khi tin nhắn không được gửi thường xuyên hoặc kịp thời, nhân viên sẽ bỏ lỡ thông tin hoặc cập nhật quan trọng.
Theo một nghiên cứu của Gallup, sự tham gia của nhân viên tăng lên khi các nhà quản lý cung cấp thông tin liên lạc nhất quán và rõ ràng. Một nghiên cứu khác cho thấy 4/5 nhân viên được khảo sát muốn nghe thường xuyên hơn về tình hình hoạt động của công ty họ và hơn 90% nhân viên được khảo sát nói rằng họ thà nghe tin xấu còn hơn không có tin tức.
8. Lắng nghe
Giao tiếp luôn phải là một con đường hai chiều. Hơn nữa, nghe thường quan trọng hơn nhiều so với nói. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn không hiểu tầm quan trọng của việc khuyến khích nhân viên chia sẻ tiếng nói và giá trị của phản hồi của họ.
Những người thúc đẩy và nuôi dưỡng văn hóa giao tiếp cởi mở tại nơi làm việc được hưởng một lực lượng lao động hạnh phúc hơn, khỏe mạnh hơn và gắn bó hơn.
9. Các kênh liên lạc sai
Có rất nhiều kênh liên lạc khác nhau mà mọi người sử dụng ngày nay. Điều này cũng đúng đối với các công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn. Sự phức tạp như vậy trong hệ sinh thái truyền thông khiến nhà tuyển dụng khó đảm bảo rằng họ sử dụng các kênh phù hợp để thông báo cho người của họ và cung cấp thông tin liên quan một cách kịp thời.
Kết quả là, trung bình nhân viên dành khoảng 20% thời gian của họ để tìm kiếm thông tin nội bộ.
10. Sự khác biệt về nhân khẩu học và văn hóa
Cách mọi người tương tác với nhau có thể khác nhau tùy thuộc vào sự khác biệt về nhân khẩu học và văn hóa. Nếu người giao tiếp không nhận thức được những khác biệt này, các rào cản giao tiếp sẽ phát sinh.
Do đó, điều quan trọng là phải tìm ra điểm chung để giao tiếp hiệu quả và thích ứng với văn hóa làm việc của tổ chức để giao tiếp hiệu quả.
11. Công nghệ truyền thông sai
Công nghệ truyền thông có thể tạo ra hoặc phá vỡ chiến lược truyền thông của bất kỳ tổ chức nào. Trong biển công nghệ sẵn có, người sử dụng lao động cần có khả năng tìm ra và thực hiện các giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu tổ chức của họ.
May mắn thay, các giải pháp truyền thông nội bộ hiện đại được tạo ra để giải quyết các rào cản giao tiếp lớn nhất.
12. Thiếu cá nhân hóa
Thiếu sự cá nhân hóa là một trong những lý do lớn nhất tại sao sự rời rạc xảy ra. Khi người nhận nhận được thông tin không liên quan đến bản chất công việc của họ hoặc những tin nhắn không quan tâm đến họ, họ có nhiều khả năng sẽ bỏ qua các liên lạc trong tương lai theo cách của họ.
Do đó, bản địa hóa nội dung đã trở thành một trong những ưu tiên chính của các chuyên gia truyền thông có mục tiêu là cải thiện sự tham gia và trải nghiệm của nhân viên tại nơi làm việc.
